Suele suceder con frecuencia que sientes que tu productividad no es la mejor y no logras encontrar la manera de ser más productivo?

Quiero decirte que el multitasking no es algo que te convierta en una persona más productiva; por el contrario, terminas perdiendo eficiencia y efectividad en cada tarea que realizas.

Algunas de estas tareas se convierten en hábitos o rutinas las cuales realizamos de forma inconsciente y por es muchas veces sientes que estas en la capacidad de hacer muchas cosas a la vez.

En que consiste ser productivo ?

Honestamente va a depender del volumen de trabajo y el tiempo que tengas para realizarlo, pero es básicamente realizar en el tiempo asignado el trabajo o tareas que se tienen definidos de manera correcta y provechosa.

Hacer el trabajo rápido, pero mal hecho o hacerlo bien y tomar más tiempo del necesario son claros ejemplos de improductividad.

Recomendaciones para sacarle más provecho a tu día y mejorar tu productividad

1. Planifica tu día el día anterior

Hay tareas que sabemos que vamos a realizar, y lo mejor es prepararnos para ellas.

Si eres alguien que trabaja desde casa y su vez debe atender a su familia, mira con anticipación que vas a cocinar, a que hora tomarás un descanso, el mejor horario para salir a la calle, etc.

Si tienes reuniones o eventos que atender, es muy importante tenerlos agendados de ser posible con un recordatorio anticipado para asegurarte de estar a tiempo.

2. Levantarse Temprano

No es una regla de oro que el que madruga, Dios lo ayuda, pero lo cierto es que empezar a realizar tus tareas desde temprano te permite avanzar y cumplir mejor con las actividades que tienes programadas.

3. No te conectes a redes sociales a primera hora del día.

O por lo menos durante la mañana. Seamos realistas, las redes sociales nos enganchan y consumen mucho de tu valioso tiempo.

Puedes tener un espacio para revisarlas, sobre todo si son parte de tu trabajo o proyecto; pero debes evitar quedarte enganchado

4. Define turnos para revisar y responder tu email

En lo personal, el correo electrónico es una de las cosas que más me consume tiempo. Si una de tus principales tareas es leer y responder emails, procura hacerlo en ciertos horarios para que esto no te consuma demasiado tiempo y te retrases en otras tareas importantes.

5. Define metas u objetivos para cumplir en el día.

Es importante hacer las cosas con un propósito. Ponerte metas te permite visualizar tus avances y adicional debes considerar fechas de cumplimiento de estas.

Los objetivos SMART por sus siglas en ingles para Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y a Tiempo. Son una excelente y sencilla herramienta para definir tus metas y ayudarte en tu planificación.

6. Toma descansos

Dentro de tu planificación, incluye algunas pausas; de preferencias pausas activas. Esto consiste en que si has pasado muchas horas sentado frente a la pantalla del computador, te levantes y te estires o camines un poco.

No es un momento para sentarse en el sillón a ver TV o mirar tu teléfono. Dale también un descanso a tu vista y tu mente, evita el cansancio mental. 

7. Define prioridades

Hay cosas que son más importantes que otras y nunca faltan las urgencias. Evalúa cada tarea que tengas pendiente y asígnales una prioridad.

Esto va a permitir que tu productividad se mantenga al resolver primero las cosas que son realmente necesarias en lugar de tratar de atender 2 cosas a la vez, o como decimos “apagar fuego” tratando de resolver imprevistos o situaciones no planificadas.

8. Delega

A veces queremos tener todo bajo control, porque tenemos la errada idea de que si lo hacemos nosotros, estamos seguros que estará bien hecho.

Bajo esta idea, terminamos cargando con más cosas de las que realmente podemos manejar. En lo posible delega aquellas tareas que no dependan 100% de ti.

9. Usa una agenda

En otras publicaciones te he comentado lo desgastante que puede ser confiarte de tu memoria, es un ladrón de energía innecesario.

Una agenda ya sea digital o física te va a hacer la vida más fácil y es una excelente herramienta de organización.

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10. Deja de ser perfeccionista

La perfección no existe; es muy relativa dependiendo de la persona que evalué las cosas. Cada uno tiene estándares diferentes por lo que procura tener bien claras tus metas y la manera de verificar que un trabajo o tarea están completados.

No está mal tratar de mejorar algo, sin embargo, volverlo un hábito y nunca tener un límite puede jugar en tu contra.

11. Aprende a manejar la gente tóxica de tu entorno

Esas personas que están todo el día quejándose o viendo la parte negativa de las cosas, a parte de quitarte energía te roban tiempo.

No permitas que estas personas limiten tu productividad y tu motivación.

12. Automatiza todo lo que sea posible

Hay miles de herramientas que te facilitan la vida; haz uso de ellas y gestiona mejor tu tiempo para ocuparlo en otras tareas.

Envío de emails masivos, publicaciones en redes sociales pueden ser claros ejemplos de estas aplicaciones.

13. Aprende a decir que no cuando sea necesario

Decir que no puede ser una tarea difícil para muchos, pero es necesario. Si le dices que si a todo, a parte de llenarte de más trabajo y estrés, vas a afectar la planificación que ya tienes haciendo que todo tu plan de trabajo se descuadre y sea un fracaso.

Para saber decir que no, es indispensable conocer nuestra capacidad y límites.

14. Respeta tu tiempo de descanso y el de los demás

Estoy viendo con mucha frecuencia algunas herramientas que te sugieren el mejor horario para enviar un email considerando la jornada de trabajo o zona horario de otros.

Pasada la jornada de trabajo definida, es poco probable que se consiga alguna respuesta de tu contraparte. Espera al día siguiente y envía las comunicaciones a primera hora.

15. Aprende a medir tu tiempos

Conocer cuánto tiempo nos toma realizar alguna tarea es sumamente valioso para organizar tu día y mejorar tu productividad.

Puedes incluso determinar si tienes capacidad para hacer alguna tarea, o simplemente decir que no.

Tips extra para ayudarte a mejorar tu productividad que puedes implementar fácilmente.

Quita las notificaciones innecesarias de tu celular

Si no puedes resistir la tentación de estar mirando a tu celular cada 5 minutos, desactiva todas las notificaciones de las aplicaciones que te resten productividad, como lo son las de redes sociales o aplicaciones de juegos.

Desinstala las aplicaciones de tu móvil de no uses

Sobre todo sin son de ocio, esto te va a quitar tentaciones del camino, y además tendrás un celular más limpio y funcional con espacio para lo que realmente usas y es importante.

Ponle tiempos al uso de aplicaciones

La mayoría de los teléfonos tiene la funcionalidad de restringir o limitar el tiempo de uso de aplicaciones. Si no puedes controlar o regular su uso, aprovecha estas herramientas para evitar que bajen tus niveles de productividad.

Usa herramientas que te ayuden a organizarte

La tecnología puede ser tu amiga. Dependiendo de tus tareas o trabajo, revisa que aplicaciones encuentras en el mercado que te ayuden a realizar una tarea de forma más sencilla e incluso más rápida.

Trata de tener un entorno libre de distracciones

Volvemos al tema de evitar ser multitarea. No pretendas ver una serie de TV y preparar un reporte. El riesgo a equivocarte y retrabajar es alto.

Si eres eficiente y realizas las cosas en el momento y de la forma correcta. Tendrás tiempo suficiente para tus actividades personales y pasatiempos.

El mejor consejo que te puedo dar es ser realista. No te pongas metas sin fundamentos o que dependan de ti.

No te exijas más de lo que sabes que puedes hacer porque terminarás desgastado. Con esto no te digo que debes permanecer en una zona de confort. Siempre hay que buscar la manera de mejorar, pero hacerlo de forma organizada y planificada.